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職業(yè)衛(wèi)生檔案是用人單位職業(yè)衛(wèi)生管理全過(guò)程的真實(shí)記錄和反映，也是職業(yè)衛(wèi)生主管部門日常監(jiān)督檢查的重要參考依據(jù)。根據(jù)《職業(yè)病防治法》規(guī)定，用人單位都應(yīng)當(dāng)建立職業(yè)衛(wèi)生檔案，并指定專(兼)職人員負(fù)責(zé)管理。
一、《職業(yè)病防治法》對(duì)用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的規(guī)定
《職業(yè)病防治法》對(duì)用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案的管理作出了具體規(guī)定：
第二十條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)建立、健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動(dòng)者健康監(jiān)護(hù)檔案。
第二十六條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)務(wù)院衛(wèi)生行政部門的規(guī)定，定期對(duì)工作場(chǎng)所進(jìn)行職業(yè)病危害因素檢測(cè)、評(píng)價(jià)。檢測(cè)、評(píng)價(jià)結(jié)果存入用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案，定期向所在地衛(wèi)生行政部門報(bào)告并向勞動(dòng)者公布。
第三十六條規(guī)定， 用人單位應(yīng)當(dāng)為勞動(dòng)者建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。
職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)當(dāng)包括勞動(dòng)者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等有關(guān)個(gè)人健康資料。
勞動(dòng)者離開(kāi)用人單位時(shí)，有權(quán)索取本人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件，用人單位應(yīng)當(dāng)如實(shí)、無(wú)償提供，并在所提供的復(fù)印件上簽章。
第四十七條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)如實(shí)提供職業(yè)病診斷、鑒定所需的勞動(dòng)者職業(yè)史和職業(yè)病危害接觸史、工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)結(jié)果等資料。
第六十三條規(guī)定，衛(wèi)生行政部門履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí)，有權(quán)查閱或者復(fù)制與違反職業(yè)病防治法律、法規(guī)的行為有關(guān)的資料和采集樣品。
第七十條規(guī)定，未按規(guī)定建立、健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動(dòng)者健康監(jiān)護(hù)檔案的，由衛(wèi)生行政部門給予警告，責(zé)令限期改正;逾期不改正的，處十萬(wàn)元以下的罰款。
第七十一條規(guī)定，未按照規(guī)定組織職業(yè)健康檢查、建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案或者未將檢查結(jié)果書面告知?jiǎng)趧?dòng)者的，由衛(wèi)生行政部門責(zé)令限期改正，給予警告，可以并處五萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款。
二、用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案的主要內(nèi)容
(一)建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)衛(wèi)生“三同時(shí)”檔案
1.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)衛(wèi)生“三同時(shí)”審查登記表
2.建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
3.職業(yè)病危害預(yù)評(píng)價(jià)委托書與預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告
4.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病防護(hù)設(shè)施設(shè)計(jì)專篇
5.職業(yè)病危害控制效果評(píng)價(jià)委托書與控制效果評(píng)價(jià)報(bào)告
6.建設(shè)單位對(duì)職業(yè)病危害預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施設(shè)計(jì)專篇、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施控制效果評(píng)價(jià)報(bào)告的評(píng)審意見(jiàn)
7.安全監(jiān)管部門審核、審查、驗(yàn)收批文
8.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害防治法律責(zé)任承諾書
9.全套竣工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工總結(jié)
10.工程改建、擴(kuò)建及維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)材料
(二)職業(yè)衛(wèi)生管理檔案
1.職業(yè)病防治法律、行政法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、文件
2.職業(yè)病防治領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)成立文件
3.職業(yè)病防治年度計(jì)劃及實(shí)施方案
4.職業(yè)衛(wèi)生管理制度及重點(diǎn)崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程
(1)職業(yè)病危害防治責(zé)任制度;
(2)職業(yè)病危害警示與告知制度;
(3)職業(yè)病危害項(xiàng)目申報(bào)制度;
(4)職業(yè)病防治宣傳教育培訓(xùn)制度;
(5)職業(yè)病防護(hù)設(shè)施維護(hù)檢修制度;
(6)職業(yè)病防護(hù)用品管理制度;
(7)職業(yè)病危害監(jiān)測(cè)及檢測(cè)評(píng)價(jià)管理制度;
(8)建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)衛(wèi)生“三同時(shí)”管理制度;
(9)勞動(dòng)者職業(yè)健康監(jiān)護(hù)及其檔案管理制度;
(10)職業(yè)病危害事故處置與報(bào)告制度;
(11)職業(yè)病危害應(yīng)急救援與管理制度;
(12)崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程;
(13)法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職業(yè)病防治制度。
5.職業(yè)病危害項(xiàng)目申報(bào)表及回執(zhí)
6.職業(yè)病防治經(jīng)費(fèi)
7.職業(yè)病防護(hù)設(shè)施一覽表
8.職業(yè)病防護(hù)設(shè)施維護(hù)和檢修記錄
9.個(gè)人防護(hù)用品的購(gòu)買、發(fā)放使用記錄
10.警示標(biāo)識(shí)與職業(yè)病危害告知
工作場(chǎng)所警示標(biāo)識(shí)一覽表
職業(yè)病危害告知內(nèi)容包括規(guī)章制度、操作規(guī)程、勞動(dòng)過(guò)程中可能產(chǎn)生的職業(yè)病危害及其后果、職業(yè)病防護(hù)措施和待遇、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)評(píng)價(jià)結(jié)果、職業(yè)健康檢查和職業(yè)病診斷結(jié)果等的告知憑證
11.職業(yè)病危害事故應(yīng)急救援預(yù)案
12.用人單位職業(yè)衛(wèi)生檢查和處理記錄
13.職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管意見(jiàn)和落實(shí)情況資料
(三)職業(yè)衛(wèi)生宣傳培訓(xùn)檔案
1.用人單位職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)計(jì)劃
2.用人單位負(fù)責(zé)人、職業(yè)衛(wèi)生管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明
3.勞動(dòng)者職業(yè)衛(wèi)生宣傳培訓(xùn)(培訓(xùn)通知、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試試卷、宣傳圖片等紙質(zhì)和攝錄像資料)
4.年度職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)工作總結(jié)
(四)職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)與檢測(cè)評(píng)價(jià)檔案
1.生產(chǎn)工藝流程
2.職業(yè)病危害因素檢測(cè)點(diǎn)分布示意圖
3.可能產(chǎn)生職業(yè)病危害設(shè)備、材料和化學(xué)品一覽表
4.接觸職業(yè)病危害因素匯總表
5.職業(yè)病危害因素日常監(jiān)測(cè)季報(bào)匯總表
6.職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)資質(zhì)證書
7.職業(yè)病危害因素檢測(cè)評(píng)價(jià)合同書
8.職業(yè)病危害檢測(cè)與評(píng)價(jià)報(bào)告書
9.職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)結(jié)果報(bào)告
(五)用人單位職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理檔案
1.職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)資質(zhì)證書
2.職業(yè)健康檢查結(jié)果匯總表
3. 職業(yè)健康檢查異常結(jié)果登記表
(附：職業(yè)健康監(jiān)護(hù)結(jié)果評(píng)價(jià)報(bào)告)
4.職業(yè)病患者、疑似職業(yè)病患者一覽表
5.職業(yè)病和疑似職業(yè)病人的報(bào)告
6.職業(yè)病危害事故報(bào)告和處理記錄
7.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案匯總表
(六)勞動(dòng)者個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案
1.勞動(dòng)者個(gè)人信息卡
2.工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)結(jié)果
3.歷次職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況
4.歷次職業(yè)健康體檢報(bào)告、職業(yè)病診療等資料
5.其他職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料
(七)法律、行政法規(guī)、規(guī)章要求的其他資料文件。
1.國(guó)家有關(guān)職業(yè)病防治工作的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。
2.職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計(jì)劃、目標(biāo)和職業(yè)衛(wèi)生管理制度。
3.職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工。
4.職業(yè)衛(wèi)生管理方案、程序、作業(yè)指導(dǎo)書和其它內(nèi)部文件。
5.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害管理檔案，包括：
(1)建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書及批準(zhǔn)文件等;
(2)建設(shè)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)書;
(3)工程改建、擴(kuò)建及維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)材料;
(4)全套竣工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工總結(jié);
(5)職業(yè)病危害預(yù)評(píng)價(jià)委托書與預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告;
(6)職業(yè)病危害控制效果評(píng)價(jià)委托書與效果評(píng)價(jià)報(bào)告;
(7)衛(wèi)生行政部門審查意見(jiàn)書;
(8)衛(wèi)生行政部門驗(yàn)收意見(jiàn)書。
6.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害因素申報(bào)資料，包括職業(yè)病危害因素(種類、存在崗位、來(lái)源、預(yù)防策略)清單。
7.儲(chǔ)存和使用的化學(xué)品清單，包括種類、量、使用的部位、儲(chǔ)存的部位、毒性資料、預(yù)防策略。
8.工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)資料，包括職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)委托書，職業(yè)病危害因素檢測(cè)記錄與評(píng)價(jià)報(bào)告。
9.職業(yè)病防護(hù)設(shè)施防護(hù)及維修檔案，包括：
(1)設(shè)備的操作規(guī)程、合格證書;
(2)安裝、調(diào)試驗(yàn)收記錄;
(3)運(yùn)行使用記錄;
(4)維修記錄，包括維修責(zé)任人、維修原因、維修日期、維修人等。
10.職業(yè)病防護(hù)用品檔案，包括工種清單，應(yīng)配備清單，實(shí)配備清單，使用情況等。
11.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料，包括：
(1)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)委托書;
(2)職業(yè)健康檢查工種及人員名單;
(3)職業(yè)健康檢查結(jié)果與分析報(bào)告;
(4)職業(yè)禁忌癥名單及調(diào)離情況;
(5)個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案;
(6)職業(yè)病檢出名單。
12.職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)教育計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容、授課記錄及考核成績(jī)。
13.職業(yè)病(含工作有關(guān)疾病)發(fā)生情況及職業(yè)病患者處理情況記錄。
14.用人單位職業(yè)病預(yù)防控制措施技術(shù)檔案。
15.職業(yè)病診斷、鑒定資料。
16.各種監(jiān)督文書。
17.各種設(shè)備、化學(xué)品中文說(shuō)明書。
18.各種匯總資料，包括：
(1)職業(yè)病危害因素檢測(cè)結(jié)果匯總資料;
(2)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)匯總資料;
(3)職業(yè)病發(fā)病情況匯總資料;
(4)職業(yè)病人處理、安置情況匯總資料;
(5)培訓(xùn)情況匯總資料;
(6)因病缺勤情況匯總資料;
(7)職業(yè)病防護(hù)設(shè)施匯總資料;
(8)勞動(dòng)者死亡資料;
(9)職業(yè)病防治工作年度總結(jié)。
三、用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案要求
1.職業(yè)衛(wèi)生檔案案卷歸檔前要做好以下事項(xiàng):
(1)簡(jiǎn)明扼要地?cái)M寫案卷標(biāo)題，包括文件制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三個(gè)部分，標(biāo)題要反映案卷的內(nèi)容;
(2)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，注明每一案卷的保管期限，職業(yè)衛(wèi)生檔案一般為永久保存;
(3)填寫卷內(nèi)目錄、備考表及案卷皮、編號(hào)，裝訂成卷;
(4)歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字。
2.檔案室對(duì)各部門移交來(lái)的職業(yè)衛(wèi)生檔案，要認(rèn)真進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)編號(hào)登記，入庫(kù)保管。
3.檔案工作人員對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、管理、借閱、利用等情況要進(jìn)行登記，檔案工作人員調(diào)離時(shí)，必須辦好交接手續(xù)。
4.職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)房要堅(jiān)固、安全，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防潮、通風(fēng)等項(xiàng)工作，并有應(yīng)急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)要設(shè)專人管理，定期檢查清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時(shí)要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。
5.利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)檔案，職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁對(duì)職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印。
6.對(duì)保管的職業(yè)衛(wèi)生檔案要積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。對(duì)于涉及勞動(dòng)者個(gè)人健康資料的，用人單位應(yīng)當(dāng)履行保密義務(wù)。
